Тайм менеджмент способы эффективного использования рабочего времени

25 работающих техник тайм-менеджмента

Было бы здорово всегда держать под рукой универсальный сборник-помощник по организации времени. Мы подготовили универсальный список из 25 техник тайм-менеджмента, разделенных на категории по определению приоритета, планированию и организации процесса работы и отдыха.

Расстановка приоритетов

1. Анализ ABC

Эта техника основана на выражении в процентах наиболее важных и наименее важных дел. Все задачи распределяются на три класса в зависимости от их важности:

А. Наиболее важные дела, которые составляют 15% от общего количества дел и их вклад к достижению целей составляет 65%.

В. Важные задачи – 20% общего их количества, значимость для достижения цели равна 20%.

С. Менее важные задачи равны 65% общего их количества, а их значимость – 15%.

Для использования ABC-анализа необходимо сделать следующие:

• составить список всех будущих задач;
• разделить их по важности и установить очерёдность;
• оценить задачи соответственно по категориям A, B и C;

2. Матрица Эйзенхауэра.

Задачи разделяются на группы по срочности и важности:

А – Срочное и важное дело

В – Не срочное, но важнее дело

С – Срочное, но не важное дело

D – Не срочное и не важное дело

В зависимости от группы, в которую попала задача, зависит очередность ее выполнения или делегирование.

3. Метод Парето

Метод Парето представляет собой распределение задач по принципу 80/20: 80% задач может быть решено за 20% затрачиваемого времени; на оставшиеся 20% задач тратится 80% затрачиваемого времени.

Читайте также:

Планирование

4. Список всех дел

Запись абсолютно всех дел поможет при планировании объема работы на день, неделю, месяц. А также вы наглядно сможете увидеть свою загруженность и соотношение важных и не очень важных задач. Более того, если под рукой всегда будет такой список, вопрос “Чем заняться?” будет решаться незамедлительно.

5. Учет биологических ритмов

При планировании дел следует учитывать не только “жаворонок” вы или “сова”, но также и пик продуктивности. Его можно определить понаблюдав за своей работоспособностью в течение дня. Также было бы не плохо определить подходящее время для обеда. отдыха и саморазвития.

6. Ведите ежедневники

Организуйте ранее записанные дела в систему: запись в ежедневнике, таблица excel, приложение в телефоне и т.д. Главное, чтобы вы имели представление об объеме работы на день и не забыли даже о самом мелком поручении.

7. Правильные инструменты

Всевозможные приложения — наше оружие в борьбе с прокрастинацией и ловушками времени, поэтому лучше арсенал обновить. Самые удобные и проверенные программы и приложения для составления списков и командной работы читайте здесь.

8. Техника «Хронометраж»

Техника «Хронометраж» представляет собой фиксацию времени для любых задач, даже для таких примитивных, как утренняя зарядка или обед. Вы записываете каждое дело, на которое вы тратите время, тем самым в течение недели вы сможете решить следующие задачи:

• определить, на что тратится ваше время;
• выявить хронофагов, то есть «пожирателей времени»;
• выработать «чувство эффективности» и «чувство времени».

9. Формула 10-3-2-1-0

Для использования этой техники необходимо запомнить формулу, описывающую здоровый график работы и личного времени, и придерживаться ее, составляя ежедневный план.

10 часов до сна: нет кофеину.

3 часа до сна: нет еде и алкоголю.

2 часа до сна: нет работе.

1 час до сна: нет электронным гаджетам.

0 раз: столько раз можно нажимать кнопку «Отложить» на будильнике.

10. Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта – это надежная техника визуального отображения задач и времени. На одной шкале графика указываются задачи, а на другой — время на их выполнение. Идеально подходит для любителей графиков, которые можно составлять в MS Project, Excel.

Организация работы и отдыха

11. Техника помидора

Принцип выполнения: заводим таймер на 25 минут, сосредоточенно работаем, не отвлекаясь пока не прозвенит таймер, после чего делаем перерыв на 5 минут. После 4-х повторений делаем долгий перерыв — 20-25 минут. Таким образом, вы постоянно чередуете работу и отдых, меняете деятельность и избегаете переутомления.

Читайте также:

12. Съесть лягушку

Лягушка – это самое неприятное дело. Лучше всего заняться им в первую очередь. После его выполнения уже и само дело покажется не таким страшным и противным, а другие задания и вовсе покажутся легкими.

13. Метод салями

Как незаметно съесть палку колбасы? Отрезая по маленькому кусочку. Точно также нужно сделать и со всеми сложными, много составными задачами: разделить их на маленькие части и выполнять по одной каждый день.

14. Делегирование

Если вы руководитель, делегируйте те дела, которые отнимают большое количество времени и не отличаются важностью, а сами сосредоточьтесь на более стратегически важных задачах.

15. Соблюдайте этапность дел

Стремитесь выполнять дела последовательно, сначала заканчивайте одно, и только затем начинайте другое. Мы уже рассказывали, что при переключении с одного дела на другое требует около 10-15 минут, чтобы полностью сосредоточиться на процессе. Постоянно перескакивая с задачи на задачу, вы теряете время, хотя создается иллюзия напряженной работы.

16. Хотя бы 10 минут

Эта техника относит не к рабочим делам, а скорее к личностному росту и саморазвитию. Например, если вы давно хотели выучить или вспомнить иностранный язык,попробуйте уделить ему хотя бы 10 минут в день. Тоже самое со спортом, книгами и т.д.

17. «Найденное время»

Суть техники: заранее выделить перечень 15-20 небольших заданий, на которые у вас не хватает времени, и быть готовым сделать их, когда у вас появится любое подходящее «окно». Постоянно дополняйте список.

18. Работа – это лучший способ, начать что-то делать

Бывают такие дни, когда производительность на нуле и работа в тяжесть. В таком случае для разгона лучше начать работу с мелких задач: почта, звонки, задачи, на выполнение которых понадобится не более 20 минут.

19. Назначайте важные встречи утром

20. Разделите рабочее время на блоки

Разделите рабочие процессы на блоки: звонки и почта, встречи, работа над проектом и т.д. Это поможет выделить время для сосредоточенной работы в течение дня.

21. Установите дедлайны для всего

Даже самая мелкая задача должна иметь срок выполнения, иначе поток дел “на потом” будет тянуться вечно.

Читайте также:

22. Погружение в работу

Выделите день или два на решение приоритетных задач, исключив такие отвлекающие факторы как звонки и встречи.

23. Говорите “нет”

«Нет» – это мощное слово. Когда вы говорите «нет» новому обязательству, вы демонстрируете уважение к уже взятым и получаете возможность успешно их соблюсти. Помните о том, что давая согласие, вы должны чему-то отказать или что-то отменить.

24. Боритесь с «тиранией срочного»

«Тирания срочного» – это мелкие неважные задачи, которые нужно выполнить прямо сейчас. Это создает большую проблему, потому что срочные действие обычно имеют очень маленький эффект. Поддавшись «тирании срочного», от нее уже сложно будет избавиться, а соответственно выделить время на что-то более важное.

25. Готовьтесь к завтрашнему дню перед выходом из офиса

Отличный способ завершить рабочий день – подготовиться к следующему. Подведите итоги дня, составьте план на следующий день, приведите рабочий стол в порядок.

Тайм-менеджмент для руководителей

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Эффективное управление рабочим временем на основе тайм-менеджмента

«Нормирование и оплата труда в промышленности», 2012, N 4

В статье подчеркивается значение рационального использования всех имеющихся ресурсов, в том числе ресурсов рабочего времени, а также анализируется возможность тайм-менеджмента в этой области.

Рыночная экономика предполагает рациональное использование всех имеющихся ресурсов, в том числе природных, финансовых и трудовых. Рациональное использование трудовых ресурсов предполагает рост производительности труда, то есть повышение результативности живого труда в единицу времени. Но время — это тоже ресурс, при этом ресурс ограниченный. Поэтому эффективное управление этим ресурсом — важная задача современных специалистов, обеспечивающая во многом успех любой компании и ее конкурентоспособность.

Современные исследования показывают, что обычно в году 8760 часов, из которых 2920 тратится на сон; 1928 — люди проводят на работе; 1664 часа приходится на выходные (не считая сна); 320 часов отпуска (не считая выходных) в зависимости от его продолжительности; 1446 «свободных» часов в течение рабочей недели; 428 часов тратится на поездки [1, с. 7]. При этом если провести анализ эффективности использования рабочего времени менеджеров, то получится, что 20,4% рабочей недели менеджера пропадает впустую, то есть один из пяти рабочих дней, а 33% времени, предназначенного для осуществления руководства, тратится на разбор документации [1, с. 6]. Повысить эффективность работы не только менеджеров, но и других работников компании можно с помощью тайм-менеджмента, представляющего собой эффективное планирование рабочего времени для достижения целей, нахождение временных ресурсов, расстановку приоритетов и контроль выполнения запланированного.

В настоящее время в России тренинги по тайм-менеджменту входят в пятерку самых востребованных корпоративных программ обучения, поскольку позволяют научиться успешно решать выявленные проблемы в условиях непредсказуемости каждого рабочего дня, что является профессиональным качеством современных специалистов и руководителей. Можно сказать, что тайм-менеджмент связан с количеством рабочего времени и необходимостью грамотного планирования его запасов. Одной из его основных посылок является то, что управление временем и рабочей нагрузкой — это во многом вопрос самодисциплины. Планирование рабочего дня стало одним из актуальных корпоративных стандартов, позволяющих повысить производительность труда, то есть позволяющих сотрудникам выполнять тот же объем работы, но с меньшими усилиями и затратами времени. При этом, как отмечают исследователи [2, с. 76], снижается неопределенность и сокращается количество стрессов, повышается общая удовлетворенность работой и ее результатами.

Существует множество рекомендаций по эффективному управлению временем и умению его контролировать. Можно привести пример так называемой матрицы Эйзенхауэра, согласно которой задачи надо попробовать рассортировать, оценив каждое дело по двум критериям — срочности и важности [3]:

• срочные и важные (их нужно выполнить в первую очередь, в большинстве случаев самому);
• важные, но не срочные (к ним относятся анализ событий или результатов работы, планирование, а нередко также отдых и общение с семьей);
• срочные, но не важные (они могут быть маленькими, но их много, и они заслоняют собой более приоритетные задачи; нередко такие дела можно перепоручить кому-то);
• неважные и несрочные (в самом начале кажется, что таких вовсе нет, но если взглянуть повнимательнее, то обнаружится, что множество звонков, писем, разговоров попадает под это категорию).

Большой популярностью на тренингах по тайм-менеджменту пользуется алгоритм планирования дня «АЛЬПы», который был составлен в Германии еще в 1970-е г. Он включает пять основных стадий:

• составление заданий;
• оценка длительности планируемых действий;
• резервирование времени (в соотношении 60:40);
• принятие решений по приоритетам и перепоручение отдельных операций;
• контроль (сопоставление того, что сделано, с тем, что должно было быть сделано за определенное время).

Но, на наш взгляд, в современных динамичных условиях и часто непредсказуемых изменениях в течение рабочего дня более актуальным является так называемый «жестко-гибкий» алгоритм планирования дня, позволяющий «не слишком загоняя себя в рамки, успевать выполнять ключевые задачи» [2, с. 68].

Этот алгоритм предполагает, что существуют задачи трех типов:

• «жесткие» — привязанные к конкретному часу;
• «гибкие» — не привязанные жестко ко времени. При этом «гибкие» не означает «необязательные» и «не имеющие срока выполнения» — у этих задач может быть срок, но нет конкретного часа, в который их нужно решить;
• «бюджетируемые» — крупные приоритетные дела, не имеющие точного часа выполнения, но требующие на это достаточно много времени.

При этом важнейшим инструментом воплощения корпоративных стандартов могут служить готовые настройки в корпоративной системе личного и командного планирования, в частности специалистами предлагается использовать следующие технологии и технику тайм-менеджмента: «жесткие» встречи выделяются в календаре синим цветом, «бюджетируемые» — зеленым; категория «день» содержит задачи на сегодня; категория «7-контроль» просматривается раз в неделю и т.д. [4, с. 47].

Следует обратить внимание на необходимость выделения среди всех задач так называемых «приоритетных» задач, то есть тех, которые необходимо выполнить в первую очередь. И еще один важный момент. При постановке и распределении задач по типам должна осуществляться ориентация на результат, то есть следует четко определять тот результат, который должен быть получен, в результате решения задачи. Важно иметь в виду, что задание описывает действие, которое нужно выполнить, а конечный результат — это цель, которую нужно достичь.

Проблемы управления временем могут возникать на разных уровнях: личностном, группы, организации в целом.

На личностном уровне проблемы могут быть связаны с личностными особенностями, в том числе: слабая мотивация к труду, недостаток профессионализма, попытка выполнить несколько заданий одновременно, неуверенность в собственных знаниях и умениях и боязнь ответственности, личная неорганизованность и т.п.

На уровне группы основные проблемы управления временем могут возникать из-за особенностей межличностных отношений, в частности:

• отсутствие необходимой информации для эффективного решения поставленных задач на уровне группы (должностных инструкций, руководящих положений и т.д.);
• групповое единомыслие, при котором часто решение принимается неформальным лидером без учета альтернативных вариантов решения проблемы (возможно, более рационального с позиции использования рабочего времени);
• доминирование ориентации на развитие межличностных отношений в ущерб ориентации на дело.

На уровне организации причинами неэффективного использования рабочего времени, в частности, могут быть:

• недостатки в разработке бизнес-стратегии и, как следствие, проблемы организации и планирования, аритмия производства и т.д.;
• нерационально построенные горизонтальные и вертикальные коммуникации в организации;
• наличие дублирующих инстанций;
• проблемы с трудовой дисциплиной.

Некоторые из указанных проблем менеджеры могут решить самостоятельно, другие же требуют серьезных организационно-технических изменений на уровне компании в целом. Но в любом случае при возникновении проблем с повышением эффективности производства и производительностью труда следует провести диагностику проблем управления временем.

На существование подобных проблем могут указывать некоторые симптомы, например недостаток времени для выполнения задания, постоянные опоздания сотрудников. Обычно также отмечают суету в поведении работников, которая выражается в их хаотичных действиях, отсутствии последовательности в поведении, недостаточной уверенности в себе. Важный симптом — переутомление, что выражается в постоянном чувстве усталости, апатии, постоянной раздражительности. При этом, находясь в таком состоянии, человек берется за чрезмерный объем работ, дает значительное количество обещаний и т.д. У подобных работников происходит почти постоянное изменение планов не только на неделю, но и на день. Они не могут распределить время между различными заданиями, а также грамотно распорядиться своим свободным временем (недоделанную работу берут домой, где также часто не успевают ее сделать).

Для диагностики проблем управления временем в организации существует специальная методика (по С. Бартрену и Б. Гибсону). Целями ее проведения являются определение аспектов самоорганизации и требований по совершенствованию индивидуальной деятельности, а также выявление организационных проблем и симптомов нерационального управления временем с целью последующего их решения. Инструментарий представляет собой опрос сотрудников на основе представленного вопросника (см. табл. 1) и проведение последующей групповой дискуссии, способствующей выявлению проблем по управлению временем в организации.